En 30 segundos:
- Declaraciones, nóminas, escrituras y datos fiscales de clientes son siempre rojos.
- Prohíbe expresamente subir documentación de clientes a cuentas personales de IA.
- Revisa tus contratos de encargo de tratamiento: puede que te hayas comprometido a no subcontratar sin avisar.
Por qué en una gestoría el riesgo es mayor
Una gestoría o asesoría actúa casi siempre como encargada del tratamiento de sus clientes (art. 28 RGPD): trata sus datos por cuenta de ellos y según sus instrucciones. Si alguien del equipo sube una nómina a ChatGPT para «revisar el cálculo», no solo comunica datos a un tercero: además puede estar incumpliendo el contrato que firmaste con tu cliente.
Revisa tus encargos de tratamiento. Muchos contratos incluyen una cláusula que te obliga a no subcontratar el tratamiento sin autorización previa del cliente. Usar una IA con sus datos puede ser exactamente eso.
El semáforo de una gestoría
| 🟢 Verde | 🟡 Ámbar (cuenta de empresa) | 🔴 Rojo |
|---|---|---|
| Circular genérica sobre un cambio normativo | Procedimiento interno de cierre trimestral | Declaraciones de IRPF, IVA o sociedades de un cliente |
| Borrador de un post sobre plazos fiscales | Plantilla interna de checklist de altas | Nóminas, contratos laborales, bajas médicas |
| Explicación de un concepto tributario | Resumen de incidencias agregadas, sin nombres | Escrituras, extractos bancarios, NIF, IBAN |
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Quiero la checklistUsos que sí te ahorran horas, sin datos de clientes
- Redactar circulares y correos informativos para toda la cartera.
- Explicar en lenguaje llano un cambio normativo, que luego revisas.
- Preparar plantillas de requerimiento de documentación.
- Resumir una norma o una consulta vinculante pública. Verifica siempre la referencia en la fuente oficial: la IA puede inventar artículos o fechas.
Qué decir a tus clientes
Cada vez más empresas preguntan a sus proveedores cómo usan la IA, a menudo en un cuestionario de seguridad. Tener una respuesta escrita es una ventaja comercial: «Usamos IA solo en planes de empresa con contrato de tratamiento, nunca con tus documentos, y todo nuestro equipo ha firmado nuestra política de uso». Si en algún encargo vas a usarla con sus datos, díselo y pide su autorización.
Una oportunidad: ofrecer la política a tus clientes
Tus clientes pymes tienen el mismo problema que tú y te preguntarán qué hacer. Una gestoría que entrega a sus clientes una política de uso de IA adaptada, con su semáforo y su registro de formación, añade un servicio recurrente a su cartera.
Preguntas frecuentes
¿Puede una gestoría usar ChatGPT?
Sí, para tareas sin datos de clientes (circulares, plantillas, explicaciones generales) o, con datos, solo en un plan de empresa con contrato de tratamiento, con autorización del cliente cuando el encargo lo exija y anonimizando lo posible.
¿Puedo subir una nómina o una declaración a una IA?
No a una cuenta personal. Son datos rojos: personales, fiscales y laborales. Solo con autorización expresa, en una herramienta aprobada con contrato de tratamiento y si el contrato con tu cliente lo permite.
¿Tengo que avisar a mis clientes de que uso IA?
Si usas IA con sus datos, revisa tu contrato de encargo de tratamiento: puede exigir su autorización previa. Aunque no lo exija, explicar cómo usas la IA genera confianza.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las condiciones de los proveedores de IA cambian con frecuencia: verifica la configuración vigente en cada herramienta.