En 30 segundos:
- Con una cuenta personal de Google, si la actividad está activada, tus conversaciones pueden revisarse y usarse para mejorar los servicios.
- Con Gemini en Google Workspace (cuenta de trabajo), los datos de la organización no se usan para entrenar modelos fuera de ella.
- Si tu empresa ya paga Workspace, usa Gemini solo con la cuenta de trabajo.
Cuenta personal frente a Google Workspace
| Cuenta personal de Google | Google Workspace | |
|---|---|---|
| Entrenamiento | Si la actividad está activada, las conversaciones pueden revisarse y usarse para mejorar los servicios. | Los datos de la organización no se usan para entrenar modelos fuera de ella. |
| Control de la empresa | Ninguno. | Administración desde la consola de Workspace. |
| Datos que puedes usar | Solo verdes. | Verdes y ámbar. |
«Revisarse» significa personas. En las cuentas personales con la actividad activada, parte de las conversaciones puede ser revisada por personas para mejorar el servicio. No escribas nada que no quieras que lea un tercero.
Cómo desactivar la actividad en una cuenta personal
- Abre Gemini y entra en el menú → Actividad.
- Desactiva la actividad en las apps de Gemini (puede aparecer como «Mantener actividad»).
- Borra la actividad anterior si contenía información de trabajo.
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Quiero la checklistGemini dentro de Gmail, Docs y Drive
En Workspace, Gemini puede resumir correos, redactar en Docs o buscar en Drive. Igual que con Microsoft 365 Copilot, trabaja con lo que cada usuario puede ver. Antes de activarlo para todo el equipo, revisa qué carpetas compartidas contienen datos rojos y quién tiene acceso.
Qué datos puedes usar con Gemini
| Nivel | Qué es | Dónde se puede usar |
|---|---|---|
| 🟢 Verde | Información pública o genérica que no identifica a nadie. | En cualquier herramienta aprobada. |
| 🟡 Ámbar | Información interna no personal: procedimientos, borradores sin nombres, datos agregados. | Solo con cuenta de empresa. |
| 🔴 Rojo | Datos personales o sensibles, credenciales, documentos de clientes, información confidencial. | Nunca, salvo autorización expresa, anonimizando y en una herramienta aprobada para ese uso. |
Tres decisiones antes de aprobar Gemini en tu empresa
- Con qué cuenta. Si tienes Google Workspace, deja por escrito que Gemini se usa solo con la cuenta de trabajo. Las cuentas personales de Gmail, solo para información verde.
- Con qué datos. Añade a tu política ejemplos reales de tu negocio para cada color del semáforo: es lo que de verdad recuerda el equipo.
- Con qué permisos. Si activas Gemini en Gmail, Docs y Drive, revisa antes qué carpetas están compartidas con toda la organización. La IA verá lo que cada usuario pueda ver.
Y recuerda revisar siempre lo que devuelve: Gemini, como cualquier IA generativa, puede inventar cifras, normas o referencias con total seguridad aparente.
Preguntas frecuentes
¿Gemini guarda mis conversaciones?
Con una cuenta personal, sí, si la actividad en las apps de Gemini está activada; además pueden revisarse y usarse para mejorar los servicios. Puedes desactivarla y borrar la actividad anterior.
¿Es seguro usar Gemini en Google Workspace?
Es la opción adecuada para trabajar: los datos de la organización no se usan para entrenar modelos fuera de ella. Aun así, aplica el semáforo de datos y revisa los permisos de las carpetas compartidas.
¿Puedo pegar datos de clientes en Gemini?
En una cuenta personal, no. En Workspace, solo si tu política lo autoriza, minimizando y anonimizando los datos.
Pon todo esto por escrito en una tarde
La guía Política de uso de IA para empresas incluye la plantilla en Word para adaptar y firmar, el semáforo de datos imprimible y el registro de formación del artículo 4.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las condiciones de los proveedores de IA cambian con frecuencia: verifica la configuración vigente en cada herramienta.