En 30 segundos:
- No es obligatorio nombrar un responsable de IA: ni el RGPD ni el Reglamento Europeo de IA lo exigen a una pyme que usa ChatGPT o Copilot.
- Pero tu política necesita a alguien que apruebe herramientas, organice la formación y coordine los incidentes. Ponerlo por escrito evita que nadie se haga cargo.
- No es el DPO. El delegado de protección de datos solo es obligatorio en algunos casos. Puede ser la misma persona, pero no tiene por qué.
Qué hace un responsable de IA en una pyme
| Función | Qué significa en la práctica | Tiempo |
|---|---|---|
| Herramientas | Mantener la lista de herramientas aprobadas y decir sí o no a las nuevas. | Cuando alguien lo pida |
| Formación | Explicar la política a cada nueva incorporación y guardar el registro firmado. | 15 minutos por alta |
| Incidentes | Recibir el aviso si alguien pega datos por error y decidir con la dirección si se notifica a la AEPD en 72 horas. | Solo si pasa |
| Clientes | Responder a los cuestionarios que pregunten cómo usáis la IA. | Cuando llegue uno |
| Revisión | Revisar la política una vez al año y cuando cambie una herramienta o la norma. | Una hora al año |
En una empresa de menos de 50 personas suele bastar con una o dos horas al mes. No hace falta contratar a nadie.
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Quiero la checklist¿Quién debería ser?
- Alguien con autoridad para decir que no. Si la persona no puede frenar una herramienta, no sirve.
- Que use la IA. Quien no la conoce tiende a prohibirlo todo, y eso empuja al uso a escondidas.
- Cerca de los datos. En una gestoría o un despacho, alguien que sepa qué información es delicada.
- En empresas muy pequeñas, lo normal es que sea la propia dirección.
Responsable de IA y delegado de protección de datos
El delegado de protección de datos (DPO) es obligatorio solo en los casos del artículo 37 del RGPD y de la lista del artículo 34 de la LOPDGDD, que incluye, entre otros, centros sanitarios, centros docentes, aseguradoras y entidades financieras. Si tu empresa ya tiene DPO, debe opinar sobre la política de IA, porque afecta a datos personales. Pero el día a día (herramientas, formación, dudas del equipo) encaja mejor en alguien de dentro.
Si tienes representantes de los trabajadores, el nombramiento no sustituye su participación en las normas de uso: lo explicamos en política de IA y comité de empresa.
Cómo nombrarlo
- Escribe el nombramiento con las funciones de la tabla y una dedicación estimada.
- Fírmalo la dirección y la persona designada.
- Pon su nombre y su contacto en la política de uso de IA (apartados de herramientas e incidentes).
- Comunícalo al equipo: tienen que saber a quién preguntar.
- Guárdalo con el resto de pruebas, junto a la entrada de tu registro de actividades de tratamiento.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener un responsable de IA en la empresa?
No. Ni el RGPD ni el Reglamento Europeo de IA obligan a una pyme que usa herramientas como ChatGPT o Copilot a nombrar un responsable de IA. Aun así, es recomendable designar a alguien que mantenga la lista de herramientas aprobadas, organice la formación y coordine los incidentes.
¿El responsable de IA tiene que ser el delegado de protección de datos?
No. El DPO solo es obligatorio en los casos del artículo 37 del RGPD y del artículo 34 de la LOPDGDD. Puede asumir también la coordinación de la IA, pero en una pyme suele ser más práctico que lo haga alguien de dentro con autoridad para aprobar o rechazar herramientas.
¿Cuánto tiempo le lleva a una pyme?
En empresas de menos de 50 personas suele bastar con una o dos horas al mes: aprobar herramientas nuevas, explicar la política a las nuevas incorporaciones y revisarla una vez al año.
Todo esto, redactado y listo para firmar
El kit completo incluye la política en Word, el expediente de cumplimiento (acta de aprobación, entrada para el registro de tratamiento, contratos con proveedores y carta al comité de empresa), las cláusulas para contratos y un curso online para tu equipo con certificado automático.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las condiciones de los proveedores de IA cambian con frecuencia: verifica la configuración vigente en cada herramienta.