En 30 segundos:
- A la IA que se usa sin que la empresa lo sepa se le llama «IA en la sombra». El problema son las cuentas personales sin contrato, no la IA.
- Prohibirla no funciona: se sigue usando, pero a escondidas, y pierdes la oportunidad de controlarla.
- La salida: preguntar sin culpar, aprobar una o dos herramientas, poner las reglas por escrito y formar al equipo. Se hace en una semana.
Cómo saber si está pasando
Algunas señales habituales:
- Correos y propuestas que de repente están mejor redactados y salen el doble de rápido.
- Resúmenes de reuniones que nadie recuerda haber escrito, o un «asistente» que entra en las videollamadas.
- Extensiones del navegador nuevas que «ayudan a escribir».
- Alguien que comenta «se lo he preguntado a ChatGPT» sobre un cliente.
Nada de esto es grave por sí mismo. Lo grave es lo que no se ve: qué datos se han pegado y en qué cuenta.
Por qué prohibirla es mala idea
| Si prohíbes | Si ordenas |
|---|---|
| Se sigue usando en el móvil personal, sin control. | Se usa en una herramienta aprobada, con cuenta de empresa. |
| Nadie te avisará si pega algo que no debía. | Hay un protocolo claro y avisar no se castiga. |
| Pierdes la productividad que ya estaban ganando. | Te quedas con la productividad y quitas el riesgo. |
| No puedes demostrar que hiciste algo. | Tienes una política firmada y un registro de formación. |
Gratis: la checklist «10 reglas para usar IA en tu empresa sin riesgos». Una página para imprimir y pegar junto a la impresora.
Quiero la checklistEl plan de una semana
- Día 1. Pregunta sin culpar. Un mensaje al equipo: qué herramientas de IA usáis, con qué cuenta y para qué. Deja claro que no buscas culpables. Si alguien confiesa que pegó datos de clientes, agradéceselo y sigue el protocolo de 72 horas.
- Día 2. Haz el inventario. Anota cada herramienta, quién la usa, con qué cuenta y qué datos toca.
- Día 3. Decide qué apruebas. Una o dos herramientas con plan de empresa y contrato de tratamiento. Las de riesgo, como DeepSeek, quedan fuera. Te ayuda saber qué IA elegir.
- Día 4. Escribe las reglas. Una política de uso aceptable con el semáforo de datos.
- Día 5. Explícalo y que firmen. Una sesión corta y un registro: así cumples además la formación del artículo 4.
| Nivel | Qué es | Dónde se puede usar |
|---|---|---|
| 🟢 Verde | Información pública o genérica que no identifica a nadie. | En cualquier herramienta aprobada. |
| 🟡 Ámbar | Información interna no personal: procedimientos, borradores sin nombres, datos agregados. | Solo con cuenta de empresa. |
| 🔴 Rojo | Datos personales o sensibles, credenciales, documentos de clientes, información confidencial. | Nunca, salvo autorización expresa, anonimizando y en una herramienta aprobada para ese uso. |
¿Y si después alguien sigue haciéndolo?
Con las reglas comunicadas y firmadas, ya puedes exigirlas. Sin ellas, es muy difícil: lo explicamos en ¿se puede sancionar a un empleado por usar ChatGPT?
Preguntas frecuentes
¿Qué es la IA en la sombra?
Es el uso de herramientas de inteligencia artificial por parte de los empleados sin que la empresa lo sepa o lo haya aprobado, normalmente con cuentas personales gratuitas. El riesgo es que se introduzcan datos de clientes o información confidencial en herramientas sin contrato de tratamiento.
¿Debo prohibir ChatGPT en mi empresa?
Prohibirlo suele empeorar las cosas: se sigue usando a escondidas y pierdes el control. Es más eficaz aprobar una o dos herramientas con plan de empresa, poner reglas por escrito sobre qué datos se pueden usar y formar al equipo.
¿Cómo sé qué IA usa mi equipo?
Pregúntalo abiertamente y sin buscar culpables: qué herramientas usan, con qué cuenta y para qué tareas. Con las respuestas haces un inventario y decides qué apruebas y qué no.
Pon todo esto por escrito en una tarde
La guía Política de uso de IA para empresas incluye la plantilla en Word para adaptar y firmar, el semáforo de datos imprimible y el registro de formación del artículo 4.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las condiciones de los proveedores de IA cambian con frecuencia: verifica la configuración vigente en cada herramienta.