En 30 segundos:
- Para sancionar, el empleado tiene que haber conocido la norma. Si no había ninguna sobre IA, es muy difícil.
- La sanción debe ser proporcionada y ajustarse a lo que prevé tu convenio colectivo. Un error aislado y comunicado a tiempo no se trata igual que ocultarlo.
- Pase lo que pase con el empleado, frente a la AEPD responde la empresa. Por eso lo importante es prevenir.
Lo que necesitas antes de poder exigir nada
El Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales (artículo 20.3), siempre de forma proporcionada. Y la LOPDGDD (artículo 87) exige que, si fijas criterios de uso de los dispositivos digitales, informes de ellos a la plantilla, con participación de sus representantes si los hay. En la práctica, para poder exigir algo sobre IA necesitas:
| Qué | Por qué importa |
|---|---|
| Una norma escrita | Qué herramientas están aprobadas y qué datos no pueden entrar nunca. |
| Que se haya comunicado | Sin entrega ni explicación, el empleado puede alegar que no la conocía. |
| Una firma o registro | Es tu prueba de que la recibió y la entendió. |
| Formación | Demuestra que le diste los medios para cumplir. Además cubre el artículo 4 del Reglamento de IA. |
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Quiero la checklistSi ya ha pasado: primero los datos, después la sanción
- Contén el incidente. Que no borre nada todavía y que te cuente qué pegó, dónde y cuándo.
- Valora si hay brecha de datos. Si hay riesgo para las personas, tienes 72 horas para notificar a la AEPD. El paso a paso está en qué hacer si un empleado pega datos en ChatGPT.
- Documenta lo ocurrido y lo que has hecho para corregirlo.
- Solo después, valora la sanción con tu asesor laboral: qué norma había, si la conocía, si fue un error aislado, si avisó o lo ocultó, y qué tipifica tu convenio.
Cuidado con el mensaje. Si el primer empleado que avisa de un error acaba sancionado, el siguiente no avisará. Por eso las buenas políticas dicen: «comunicar un error a tiempo no se sanciona; ocultarlo, sí».
Qué casos son más claros
| Situación | Valoración habitual |
|---|---|
| No había ninguna norma sobre IA | Muy difícil sancionar. Toca escribir la norma y formar. |
| Había norma firmada y fue un error puntual que comunicó | Lo razonable es corregir y reforzar la formación. |
| Había norma firmada y la incumplió a sabiendas o de forma repetida | Puede tener consecuencias disciplinarias según el convenio. |
| Ocultó el incidente o borró pruebas | Agrava la situación: es lo que la política castiga. |
Si quieres que las normas se cumplan, empieza por sacar a la luz lo que ya pasa: tus empleados usan IA a escondidas. Y en el tema de las decisiones sobre personas con IA, mira también lo que cambia en recursos humanos y selección de personal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo despedir a un empleado por pegar datos en ChatGPT?
Depende de si existía una norma escrita y comunicada, de la gravedad, de si fue un error aislado o reiterado y de lo que prevea tu convenio colectivo. Sin una norma previa sobre el uso de IA es muy difícil justificar una sanción. Consulta siempre con tu asesor laboral.
¿Necesito una política de IA para sancionar?
En la práctica, sí. Para exigir una conducta, el empleado tiene que haberla conocido: una política escrita, entregada y firmada, con formación registrada, es la forma de demostrarlo.
¿Quién paga la multa si un empleado filtra datos con IA?
Frente a la AEPD, el responsable del tratamiento es la empresa, no el empleado. Por eso lo importante es prevenir con herramientas aprobadas, reglas claras y formación.
Pon todo esto por escrito en una tarde
La guía Política de uso de IA para empresas incluye la plantilla en Word para adaptar y firmar, el semáforo de datos imprimible y el registro de formación del artículo 4.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Información general sobre derecho laboral. Cada caso depende del convenio colectivo aplicable y de las circunstancias: antes de sancionar, consulta con tu asesor laboral.