En 30 segundos:
- La voz, la imagen y lo que dice cada participante son datos personales: grabar y transcribir es un tratamiento.
- Hay que informar a todas las personas participantes antes de grabar, también a clientes, candidatos o proveedores.
- Usa solo transcriptores aprobados, con cuenta de empresa, y revisa dónde se guardan las grabaciones y cuánto tiempo.
Por qué los transcriptores son un caso especial
Un chatbot solo ve lo que alguien pega. Un transcriptor graba todo lo que se dice, de todas las personas presentes, incluidas las que no son de tu empresa. Además, muchos se instalan como extensión o se conectan al calendario y entran solos en cada reunión. Por eso la guía los incluye entre las herramientas que merecen especial cuidado.
Qué hacer antes de grabar
- Usa una herramienta aprobada. Mejor la función de transcripción de tu suite de empresa (por ejemplo, Microsoft 365 o Google Workspace) que una aplicación externa instalada por cada persona.
- Informa a todos antes de empezar. Que se grabará, para qué, quién tendrá la grabación y la transcripción, y cuánto tiempo se guardarán.
- Da una alternativa. Si alguien no quiere ser grabado, toma notas a mano en esa reunión.
- Revisa el almacenamiento. Dónde quedan la grabación, la transcripción y el resumen, quién puede verlos y cuándo se borran.
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Quiero la checklistReuniones que no deberías grabar con IA
| Tipo de reunión | Por qué |
|---|---|
| Entrevistas de trabajo y evaluaciones de desempeño | Datos de candidatos y empleados. Si además la IA ayuda a valorar a la persona, puede ser un uso de alto riesgo del Reglamento Europeo de IA a partir de diciembre de 2027. |
| Consultas sanitarias o con datos de salud | Categoría especial del art. 9 RGPD. Lo explicamos aquí. |
| Reuniones con clientes sobre asuntos confidenciales | Secreto profesional o acuerdos de confidencialidad, como en despachos de abogados. |
| Conversaciones disciplinarias o de despido | Alto impacto para la persona y riesgo laboral. |
Atención a las emociones
Algunas herramientas prometen medir el «sentimiento» o el estado de ánimo de los participantes. El Reglamento Europeo de IA prohíbe desde febrero de 2025 usar IA para inferir las emociones de las personas en el trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad. Desactiva esas funciones con empleados.
Qué poner en tu política
- Qué transcriptores están aprobados y con qué cuenta.
- Obligación de informar antes de grabar y de respetar a quien no quiera.
- Tipos de reunión que no se graban.
- Plazo de conservación de grabaciones y transcripciones.
Preguntas frecuentes
¿Es legal grabar una reunión con IA?
Puede serlo si informas a todas las personas participantes antes de grabar, usas una herramienta con garantías y limitas la conservación. La voz y lo que dice cada persona son datos personales.
¿Tengo que avisar de que uso un transcriptor de IA?
Sí. Todas las personas participantes deben saber antes de empezar que se graba y se transcribe, para qué, quién tendrá acceso y cuánto tiempo se guardará.
¿Puede un transcriptor analizar las emociones de mis empleados?
No. El Reglamento Europeo de IA prohíbe desde febrero de 2025 inferir emociones de personas en el trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las condiciones de los proveedores de IA cambian con frecuencia: verifica la configuración vigente en cada herramienta.